FOCUS:

                                 
present: sarah, gosie, natacha, marte, Kate, michiel
present:  gosie, natacha, michiel - remote


SYNTHESIS OF AGENDA/QUESTIONS:

two dimension the Self & Other 

    - how can I be informed ?
*> via website (calendar+blog) > http://www.stateofthearts.be
*> via Mailinglist > http://www.stateofthearts.be/?page_id=492
*> show up @monthly Monday 
*> word of Mouth :)
*
    - how can I engage ?
*> show up @monthly Meetings : First Monday 
*> show op on Events announced in the Calendar on the website
*> join a working group
*
    - how keep can I keep track?  
*> realtime: presence: show up @ work groups, meetings are announced online in the calendar on the website
*> realtime: remote:working groups use pad for taking notes : http://pad.constantvzw.org/index.html *> offtime: monthly meetings serve to summarise each work group  
*> offtime: remote: summary uploaded on the CrabGrass  


   Then collective questions: how  can we ..
   
    - how can We be informed  ?
    - how can We engage ?
    - how can We evaluate ?
    - how can We keep track ? 

-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------  

1/ transparency of ongoing decision and discussion processes (how to intervene without being physically present)

*Everything that is discussed needs to be available - not in a overwhelming manner
*Each working group needs a mailinglist
*Each working group edits a pad while having a meeting
*synthesis of pads are published on website
*
2/ how can I meet and engage with SOTA? transparent and consultable meetings protocol

4/ how can I be introduced to this protocol of the platform so its easy to start contributing although I just joined?

5/ added question: security? Do we need to protect our information, communication; passwords... 
3/evaluation  process
6/ how to archive content 


Genertal Solution : decision and communication structure integrating online process with physical meeting process; integrating also general communication with the subgroup work and core group;
    
- one  general assembly (ga) per month : it's completely public (ideally accessible also online, streamed or through etherpad collective notetaking) ; it is  announced on the mailing list and the website calendar and facebook; several things happen during this g.a
*
*-1  communicating to each other  what we are doing in the work groups; questioning/adjusting the  workplan;  
*-2 sharing new concerns, debating whether new work groups should be started up;
*- at the general assembly one representative of each workgroup should be present
*- listening to the workgroup report
*- rotate the direction/organization of the general meeting  from workgroup to workgroup;  the workgroup in charge of the general meeting also takes responsibility 
*
- Workgroups 
*- the work groups can decide how to organize their time for  their meetins, either online and/or with physical meetings;  
*- they have to announce their meetings on calendar
*- they have to take notes during their process and make them available so people can join and make suggestions;
*-  they  have to write a report that is available some time before each general assembly
*
- Other type of propositions coming to SoTa from the outside
*-they should be redirected to apropriate workgroups when possible
*- they should be given at least 3 days to effective decision they can be 
*
TOOLS
*- Calendar
*- etherpads for note taking
*- each workgroup should upload their synthesis to the crabgrass that is the backend of the website (they can do this in general assembly)
*- website  with intro to the complete working structure of SOTA and links to pages  of each working group which include links to the active etherpads;
*- every working group has a mailing list to which anyone can subscribe, in  order to start participating ; It would be great that we can set up new mailing lists for new work groups without the help of Constantvzw; for this we would have to get our own http://listes.domainepublic.net/  subdomain, which would cost SOTA 10euros per year;
*- every table has a calendar to announce  their regular meetings, that is accessible as soon as you subscribe to  participate ;
*- the workgroups report to the « ga. meetings» ; only the  public g.a. can start up new work groups, but of course nothing stops people from trying out something and preparing a presentation for the general assembly;
*
*
2/ how can I meet and engage with SOTA? transparent and consultable meetings protocol



There  has to be a fixed text that comes at the foot of our info@sota mails,  with links to "more info about working groups x,y,z can be found on the  website at ..."

There  has to be an explanation mail that one recieves when one subscribes to  info@sota, with netiquette instructions for how to use the list to build  up some collective savoire faire about how to use 
the mailing list of a working  group, you get an instruction for the decision culture and some rules of  good usage.

There should be a Frequently asked Questions page on the website ;
*

Communicating the specificity of work areas. If I have a specific interest area, how can I engage with that specific area rather than lose energy following all the other areas?
What is a working document for a meeting? Discussion of crabgrass vs. pirate pad. How to address the practice gap? ie. some people working easily with the tech.




1/ HOW TO ARCHIVE CONTENT

Current TOOLS:
- general mailinglist 
*- information of SOTA events, 
*- readinglist, referential material to SOTA
*- meeting groups reports,
- core mailinglist
*- organisational group, people who take responsibility for workgroups
- Crabgrass 
*- work documents
*- final reports
*- press: logo,....
-website
*- calendar
*- previous events
*- messages (blog)
*- who we are
*- vision
*-  workgroups
- meetings
*-first monday of the month meeting
*-workgroup meetings
*-events

website
- Calendar as the first page of the website?
- Work groups as first page? + calendar divided by work groups;

reflections/
Will work groups last? How to anticipate the dynamics of SOTA in the communication tools? 
The blog part of the SOTA website isn't really in use... Should we try to define some functions for each part of the website and its tools; 
clarify the difference between blogging and adding pages?  



2/ HOW IS THE CURRENT DECISION&COMMUNICATION PROCEDURE WORKING?
- SOTA lacks an evaluation practice. Can this be introduced?
- SOTA lacks manpower; it's easy to join in theory, but is difficult to integrate into
- SOTA loses people's energy when their efforts are hard to follow up; it's hard for any single participant, after a time of absence, to track where a project has gone and who is taking care of it, hard to see where one's energy has gone  

exemples/
Activist Model (an example of an operating horizontal community):
- divide the work: smaller groups which report every month to larger groups
- every 4 months general assembly for everyone to update and evaluate / swear at each other

reflections/
How are initiatives introduced? How are people delegated to be involved?
Tracking of activities, how to follow developments?
Calendar very important (to past meetings, add links to relevant reports)

Consensus is important or not? Do we need to agree on a communication plan? can we agree to call it an experiment?

What about the model where whoever wants to “be SOTA”, can go ahead without 'asking' and do something in the name of SOTA? How can we translate this into a communication protocol?

People have different relations to SOTA- some interested only to give info / thoughts, and others engaged to collaborate and act, some only to remain up to date with what's happening. How to cater for that variety ?

Mailling list is interesting because of flow of information (people don't need to be active about getting informed; the information flows to them)
It is possible to receive mail “in digest “, that is, receive one mail which lumps together all conversation of a whole day, or a whole week

BUT LETS TALKS ABOUT NEEDS FIRST AND MAKE THE TOOLS FOLLOW

POSSIBLE MODEL:
NEED FOR EASY FIRST ACCES: on website you can click on 'I want to subscribe', in order to get our general mailings (info@stateofthearts...) 
At which point does one get the choice to sign into the specific mailing lists of workgroups? (+ choice to get digests or all mails):

NEED for efficiënt COLLABORATION given the situation of the people who SOTA works for and with: Inside all working group there are protocols that are square and clear for mails / eg. personal mails forbidden, eg. no attachements)

- On the website, prominently visible: a calendar, all work groups share same calendar in which every small groups announces - 'we are meeting to talk about this at this and this time'. Whoever wants to join a group has to first come to a meeting and then can inscribe on its mailing list. ONE CAN ALSO 'COME' TO THE MEETING BY LISTENING TO THE STREAMING OR JOINING ON THE COLLECTIVE SECRETARY PAD; how to implement that; it means one should write one's e-mail address at the list of people present;

- in the footer of every mail there's the tools that the working group uses to document their discussions (eg. pirate pad thats always open + forum).
Invitation to join goes out to the main list each time there's a new Work Group (inviting to join mailing list if you want to engage)

QUESTIONS:
?? how to eliminate/reduce need for moderation??  
- eg. anyone can start a mailing list  
- eg. rules for mail subject lines
?? how to reduce maintenance ??
??where to be hosted??
What online platform allows flexible organisation of a variety of information flows (work groups might merge or split; discussion topics might move from one work group to an other)

do we need to make a communication to the general assembly of april 6st?
do we need to propose already a testrun of certain elements of the communication solutions during the 1st of April meeting at Bozart?



TASKS:
- make it clear what we're doing in this Internal Communications group; so people who have relevant skills and interest can join;
- send this description and invitation to everyone - to join the new Internal Communications mailing list if they want to follow / and say date of next meeting (link to calendar).
- write rules for the mailing protocol (goes on website and footer of all mails)
- we publish these notes for people to follow
- Sarah will move current pirate pads to a more reliable format for an immediate solution.

Do we call it a general assembly on april 1st?
the people who complain about the lack of transparant internal communi are not here. so we need to set up a new mailing list to allow anybody concerned to become participant
there needs to be the shared responsibility of piping information towards the right place: new initiatives that actually should be part of already existing action
we have to accept that there will be a certain amount of anarchy; the tools are there to keep things transparant as much as everybody/anybody wants; netiquette is the colllective responsibility and we all ahve to respect the demand of any participant to come back to more transparancy
most of the publications of stateofthearts are done by people who are not really busy with the daily functioning; does there need to be rotation; is it enough to really discuss about it once; do we need to think about how to give time for people to speak through sota, and find a place to speak about things that concern people who get stuck in the “menial” work, if their not given that space.
Natacha: the 1st april is not a ga; so we have time to prepare the internal communication worktable and let it take over the ga on the 6th;
next meeting: through a piratepad: write the netiquette and set up a clear agenda and invitation for the takeover of the ga. on april6th ; first make a header so as to give the infogroup also chance to start
brainstorming workgroup "not call it coregroup"


 Sub report from  technology-for-SOTA-workgroup

Problems this group wants to work on: there is no protocol for decision processes ; how can we assure transparant and participational decision processes ? How can we absolutely avoid pseudo-representation ; For planned or desired specific actions, we need to make discussion accessible to whoever wants to join ; we need to make the work easy to relay, because we cannot assure our constant physical presence and availability at work meetings ; work is at the moment done by a person or group « until they cannot anymore » and then it is left to gather dust until their schedule has allowed them to recharge their SOTA-batteries.

How to share the energy for initiative ; everyone thinks at their own speed, late comers must be able to have a say; it's a problem that we need to tackle because it is also the side effect of neoliberal society that we are trying to resist to : employees estranged of their labor because they have no say anymore in what the invest their labor power in. If decisions are always being made on the fly, than I don't know where my energy is going ; It's a problem of taking responsibility for something that is going to exhaust you or taking responsibility for something that is very expensive ; how to stay attentive for the exhausted ;
it's a matter of participation and not just of interest ;  


Can SOTA members and subgroups work according to the principal of sharing energy with a democratic ? opposition ;

Problem with Crabgrass : checking different versions of a text is not a great way to get insight an ongoing discussion about a statement in progress

Problem : A simple mailing list moderation that only allow a decision of « go / no go » for each message sent to the list is not enough ; The coregroup mailinglist is a step forward, but using one as a filter/preparation for the other is not enough yet. we need both ;  

Problem : how to make it clear which are the places of decision making : a core assembly, or a general assembly ; working groups ;

Solution : comparison with user forum for text editor : demands a lot of dedicated moderating but that is done distributed; each work table is responsible for the moderation of an online forum/hyper-work-space concerning their own topic. During work sessions « everybody » is etherpad secretary ; collected note taking ; rotate the job of editing notes after the meeting ;

We could organize our communications on 3 levels : ongoing discussion space ; what's happening, what needs to happen ; what has happened ;

every decision is published in advance on a discussion space which is sperate from the information space ;

the outgoing mail from info@stateofthearts : invitation for monthly meeting ; every meeting followed by report ; always include a footer about how to get involved with ongoing discussions ;  






Question : What is the role for the Open Space Meeting protocol is a step forward. It allows to combine plenum sessions with focused work on specific projects



NEXT actions : call to tech nerds to set up an IT-platform ; (include the call in the next outgoing mail)

organize a meeting of next monday ; it's open to everyone that's interested ; Nata, Sarah & Michiel organize the agenda ;



PS : Other technologies SOTA perhaps wants to become aware of : a secure alternative for what's app = called 'telegram' ; it's not accessible by police tapping ; it can be useful for calls for imediate participation, during manifestations, for instance ; it's a way for connecting smart phones during a manifestation ;  




5
[19:22:01] marthe van dessel: hey hey kobe.. jij bent aan de andere kant van de werled... wij zijn aan het vergaderen ron de internet communicatie van state of the arts.. jij zette de crabgrass op.. nu vraag ik me af kan je daar ook folders in maken... of is het echt aleen documenten.. het wordt rap zo slordig... ken je eventueel een alternatief dat eerder als een clood werkt?
[19:22:10] marthe van dessel: cloud.
[19:22:16] marthe van dessel: groetjes uit ANtwerpen.
[19:22:32] Kobe Matthys: hey
[19:22:36] marthe van dessel: hey.
[19:22:50] marthe van dessel: La*
[19:22:59] Kobe Matthys: Crabgrass werkt goes als een collective edit tool
[19:23:08] marthe van dessel: samen op een document werken
[19:23:13] Kobe Matthys: i.p.v. google docs
[19:23:18] marthe van dessel: ja
[19:23:18] Kobe Matthys: inderdaad
[19:23:35] marthe van dessel: maar weet jij hoe je verschillend folders kan maken
[19:23:40] Kobe Matthys: tegelijk kan je gemakkelijk de geschiedenis terug vinden
[19:23:50] marthe van dessel: om al die documenten ene beetje beter te structureren
[19:23:55] Kobe Matthys: bijvoorbeeld een flyer hergebruiken
[19:24:02] marthe van dessel: ja
[19:24:16] Kobe Matthys: of een fragment tekst (intro) uit vorige flyer etc...
[19:24:24] marthe van dessel: maar als je het opent staan de documenten allemaal opgelijst
[19:24:31] marthe van dessel: en niet in een boomstructuur
[19:24:32] Kobe Matthys: ik heb nog nooit folders gemaakt
[19:24:44] Kobe Matthys: normaal gezien maak je een wiki of een debat
[19:24:53] marthe van dessel: maar dan wordt het toch snel chaos
[19:25:13] marthe van dessel: als het als een cloud wil gebruiken... virtuele harddisk
[19:25:56] marthe van dessel: dan kan je alles rond communicatie; flyers, logo's verzamelen,...
[19:26:31] Kobe Matthys: als je in archive gaat krijg je een overzicht in de tijd
[19:26:39] Kobe Matthys: werkt meer zoals een agenda
[19:26:52] marthe van dessel: ja... en das een beetje vervelend
[19:26:55] Kobe Matthys: is niet zo chaotisch
[19:27:20] marthe van dessel: maar tijd is niet zo'n interessant taxonomie...  lijkt
[19:27:30] Kobe Matthys: ik vind aan de hadn van vorige flyers of debatten de stukken terug
[19:27:41] marthe van dessel: zie jij het functioneren om kleine sularies van meetings op te publiceren
[19:27:52] marthe van dessel: summaries
[19:28:00] Kobe Matthys: want elke nieuwe flyer is ook een ehrwerking van de introductie van wat SOTA is
[19:28:10] Kobe Matthys: dus meestal gebruik je de laatste
[19:28:31] marthe van dessel: okay... maar dan moet er toch een beetje hygiëne zijn in de titels, niet?
[19:28:36] Kobe Matthys: ik heb de inleidende pagina reeds wat duidelijker gemaakt
[19:28:39] marthe van dessel: ja
[19:28:46] marthe van dessel: dat heb ik gelezen!
[19:28:54] marthe van dessel: en het zou stom zijn om het tool op te geven
[19:28:54] Kobe Matthys: ik denk dat de benamingen ook heel wat zichtbaarheid kunnen bevorderen
[19:29:12] marthe van dessel: maar we moeten mensen wel kunnen overtuigen van het gebuikersgemak
[19:29:16] Kobe Matthys: het is een tool among other
[19:29:39] Kobe Matthys: het is beste collective edit tool i know
[19:29:43] marthe van dessel: mycloud lijkt iets gemakkelijker. gecombineerd met pads
[19:29:51] Kobe Matthys: één tekst waar verschillende mensen op werken
[19:30:04] marthe van dessel: en welk pad tool vind jij het beste?
[19:30:17] Kobe Matthys: ik ken myclouds niet
[19:30:26] Kobe Matthys: er is geen perfecte tool voor alles
[19:30:32] marthe van dessel: i know
[19:30:53] marthe van dessel: het is vooral ook de hygiene
[19:31:15] marthe van dessel: ik zal nog een sproberen met titels op te kuisen
[19:31:21] Kobe Matthys: ik geloof dat de combinatie van verschillende tools meestal de oplsossing biedt
[19:31:26] marthe van dessel: true
[19:31:29] Kobe Matthys: hang af van groep tot groep
[19:31:40] Kobe Matthys: met FLM sturen wij eerst emails
[19:31:44] Kobe Matthys: via list
[19:32:01] Kobe Matthys: en dan wanneer de deadline komt gaan wij meestal op Crab
[19:32:20] Kobe Matthys: genre "let's finsih the text on crab"
[19:32:38] Kobe Matthys: en dan valt nadien iedereen terug op email list
[19:32:38] marthe van dessel: crab is natuurlijk secireder dan (pads' en dat is in het geval van FLM waarschijnlijk ook een issue
[19:32:45] marthe van dessel: secuurder
[19:33:05] marthe van dessel: en waar delen jullie beelden, svg's, ...
[19:33:19] Kobe Matthys: via Crab
[19:33:35] marthe van dessel: en dat komt allemaal een lijst en niet in folders :/
[19:33:45] Kobe Matthys: niet de verslagjes
[19:34:03] marthe van dessel: waar delen jullie die?
[19:34:04] Kobe Matthys: de beelden van bijvoorbeeld flyer
[19:34:32] Kobe Matthys: voor foto reporatges zijn er andere tools
[19:34:53] marthe van dessel: weet je welke...
[19:34:56] Kobe Matthys: constant zet alles op een soort sympathierkere Flickr
[19:35:08] marthe van dessel: ja dat ken ik.
[19:35:08] Kobe Matthys: let me check
[19:35:31] marthe van dessel: meer t gaat eerder over intern delen dan publiek
[19:36:05] Kobe Matthys: ik kreeg onlangs de pictures van hun laatste workshop
[19:36:17] Kobe Matthys: was een of andere bib met photos
[19:36:40] marthe van dessel: ja ik ken wat ze gebruiken maar dat is dus publiek.
[19:36:48] marthe van dessel: okay ik verdiep nig eens in crabgrass en maak de titels proper:
[19:37:09] marthe van dessel: aan welke categoriën denk jij: Communication, Reports, ...
[19:38:43] Kobe Matthys: ik denk dat wij mensen verschillende open tools moet aanreiken. er bestaat een alternatief voor doodle (nuage), een altenatief voor google docs (crabgrass), een altenatief voor Flickr (), etc...
[19:39:30] marthe van dessel: ja en natuurlijk ook duidelijkheid geven in hoe het tool te gebruiken...
[19:39:33] Kobe Matthys: voor de rest kan iemand dan van die verschillende bronnen de dingen gemakkelijker bijeen sprokelen voor de website
[19:39:41] marthe van dessel: true
[19:39:51] Kobe Matthys: de website zou de spin binnn de web aan tools moeten zijn
[19:40:19] Kobe Matthys: of het archief
[19:40:30] marthe van dessel: het lijkt nu dat 'agenda' het belangrijkste is.
[19:40:41] Kobe Matthys: ja klopt
[19:40:50] Kobe Matthys: is website
[19:41:17] Kobe Matthys: en dan op Crab kunnen ook werk documenten aangemaakt worden
[19:41:31] marthe van dessel: en de vroige opruimen
[19:41:39] marthe van dessel: geloof jijin verschillende werkgroepen?
[19:41:45] Kobe Matthys: eens conensus op die documenten bestaan (na edits) gaan zij op de website
[19:42:20] Kobe Matthys: en mensen zeggen. ik heb de aankodiging op crabgrass gezet. edits tot dan en dan vliegt het op de website en is telaat voor correcties
[19:42:23] marthe van dessel: ja consensus.. daar zijn natscha en gosie en michiel over ana het discussi!êren.. blijkbaar is er geen goed 'decisionmakeing process'
[19:42:44] Kobe Matthys: er zijn issues
[19:42:48] Kobe Matthys: is normaal
[19:42:54] Kobe Matthys: kan altijd beter
[19:43:02] Kobe Matthys: is een nieuwe en grote groep
[19:43:09] Kobe Matthys: dus is maar normaal
[19:43:26] Kobe Matthys: maar er kan zeker aan gewerkt worden.
[19:43:39] marthe van dessel: maar blijkbaar zijn er mensen di emeer zegginsgkracht + beslissingkracht hebben
[19:43:46] marthe van dessel: dtzijn we aan het doen
[19:43:48] Kobe Matthys: ik denk dat Crabgrass de "backhand" van de website zou moeten zijn.
[19:44:22] Kobe Matthys: maar mensen zullen nog altijd emails moeten versturen om mensen te verwittigen dat zus of zo tegen dan moet klaar zijn
[19:44:56] Kobe Matthys: wat bedoel je met zegiings kracht?
[19:46:21] marthe van dessel: okay ik geef eerst even ene verslag aan hen
[19:46:42] Kobe Matthys: er zijn altijd mensen die meer of minder verantwoordelijkheden nemen. het belangerijkste is dat mensen hiervoor ook de mandaten krijgen. en dat wordt gedaan op de "coordinatie" vergaderingen.
[19:46:44] marthe van dessel: wat ij zei rond de dramaturge van het organiseren in combinatie met de tools
[19:46:54] marthe van dessel: goed.
[19:47:04] Kobe Matthys: de vergaderingen blijven het meest belangerijke instrument
[19:47:32] Kobe Matthys: de tools kunnen enkel de momenten tussen de vergaderingen proberen te vergemakkelijken
[19:47:43] marthe van dessel: en hoe ga je om met mensen die er niet fysiek kunnen bij zijn maar enkel remote?
[19:48:07] marthe van dessel: http://pad.constantvzw.org/public_pad/internalcommunication
[19:48:21] marthe van dessel: love, hello from gosie.... natascha
[19:48:40] marthe van dessel: wij zijn dat nu aan het testen... en dan riep ik nog jou hulp in.
[19:49:01] marthe van dessel: ik zal me concentreren en het verder uitwerken
[19:49:20] Kobe Matthys: ik denk dat de vergadering de democratische motor zijn in een groeps proces. mensen die niet naar de vergaderingen komen zouden via een verslag van de vergadering de info moeten krijgen. maar de beslissingen worden best genomen op de vergaderingen zelf.
[19:49:48] Kobe Matthys: vele groeten daar
[19:50:30] marthe van dessel: how do you deal with urgencies?
[19:50:42] marthe van dessel: ask natacha
[19:51:39] Kobe Matthys: vergaderingen en email list kunnen nooit uitgesloten worden. voor de rest zou ik eerder een pallet aan tools voorstellen. en de website heeft hier ook een plek. is waar het "af" naar de buiten wereld zichtbaar moet zijn.
[19:52:03] Kobe Matthys: whcih urgencies?
[19:52:05] marthe van dessel: zij bedoelt als je bijvoorbeeld een antwoord nodig hebt de dag erop
[19:52:08] Kobe Matthys: which urgencies
[19:54:29] Kobe Matthys: bijvoorbeeld. ik zou een email sturen opde list. en zeggen in die email dat de flyer voor de Bozar vergadering moet af zijn tegen die datum en dat de klat versie nu online staat op crab. en dat de edist nog gedaan kunnen worden tot zondag. en dan nadien het op de website staat in defenitieve versie.
[19:55:28] Kobe Matthys: en dan gaan een aantal mensen meestal op de avond of op een moment mogelijk op crab om te helpen.
[19:55:34] Kobe Matthys: deze die kunnen naturlijk
[19:56:25] Kobe Matthys: zo pak ik dat aan
[19:56:27] marthe van dessel: bijvoorbeeld gosie krijgt mail voor de grote parade
[19:56:59] Kobe Matthys: en?
[19:57:19] marthe van dessel: hoe pakt ze het aan...
[19:57:29] Kobe Matthys: wat is de vraag?
[19:57:37] Kobe Matthys: voor de grote parade?
[19:58:12] marthe van dessel: eerst posten op de algemene STATE of the arts list... dan verwijzen naar de werkgroup publieke actie/externecommuncatie
[19:58:36] marthe van dessel: nee t gaat meer over protocol
[19:59:03] Kobe Matthys: posten op de grote lijst dat geïntresseerden op die dag samen komen
[19:59:36] marthe van dessel: maar is zij dan vernatwoordelijk om er te zijn.?
[19:59:37] Kobe Matthys: dan dat groepje die dat in hande neemt maakt documenten aan op Crab om de voorbereidingen te treffen
[19:59:46] Kobe Matthys: zij maken bijvoorbeeld een flyer
[19:59:50] marthe van dessel: ja ja
[19:59:57] marthe van dessel: maar zij krijgt veel vraag
[20:00:10] marthe van dessel: en kan niet alles opvolgen
[20:01:30] Kobe Matthys: als zij zelf niet kan opvolgen vraagt zij aan iemand om dit op te volgen. als er niemand tijd heeft dan zal zij moeten zeggen bij SOTA is er niemand die dit momenteel kan opvolgen.
[20:01:40] Kobe Matthys: ik had begrepen dat er een groe ging zingen.
[20:01:45] Kobe Matthys: dat is een mooi voorstel.
[20:01:58] marthe van dessel: wacht kobe het was een voorbeeld
[20:02:01] Kobe Matthys: de persoon met dat voorstel kan dat bijvoorbeeld trekken
[20:02:08] Kobe Matthys: ok
[20:02:35] marthe van dessel: we gaan core op termijn delete...
[20:04:14] Kobe Matthys: wat bedoel je?
[20:04:57] marthe van dessel: de core state of the arts group delten en onderverdelen in werkgroepen
[20:05:30] Kobe Matthys: ik denk dat algemene vragen op de grote email lijst kunnen. ik denk dat eens een groepje aan de slag is de emails via core group kunnen gebeuren.
[20:05:37] Kobe Matthys: maar inderdaad met ehadings
[20:05:41] Kobe Matthys: "ehadings"
[20:05:51] marthe van dessel: wij willen verdelen in kleiner groepen
[20:05:55] marthe van dessel: werkgroepen
[20:05:59] Kobe Matthys: want niet elk groepje wil de details van het adnere groepje lezen
[20:06:11] Kobe Matthys: de headings moeten dat doen
[20:06:34] marthe van dessel: wij dachten grote mailing lijst state of teh arts en dan verschillende werkgroep lijsten waar je op kan inschrijven... dat kunnen se allemaal zijn...
[20:06:45] Kobe Matthys: want op elke grote uitnodiging heb je potentieel een andere samenstelling. afhankelijk of iemand tijd heeft of niet.
[20:07:43] Kobe Matthys: ik denk dat de core groep lijst de verschillende werkgroep kan bedienen. alleen moet via de headinsg duidelijk gemaakt worden waarover het gaat.
[20:08:22] marthe van dessel: maar dan moet je zelf filteren.. en dat zijn paralellel systemen.
[20:09:09] marthe van dessel: wij wilen de op basis van de vorige 'tafels' tijdens het symposium, werkgroepen distilleren
[20:09:19] Kobe Matthys: dat laat misschien iest meer mogelijkheden dat anderen kunnen helpen, dan bijvoorbeeld naar de 5 personen van je groepje een email te sturen.
[20:09:21] marthe van dessel: die zijn al gedistteleerd.
[20:09:41] marthe van dessel: ja natuurlijk
[20:09:49] Kobe Matthys: op elke nieuwe vraag op het platform stelt zich een groepje samen
[20:09:56] marthe van dessel: maar die werkgroep moet ook naar de gehele mailinglijst sturen.
[20:09:57] Kobe Matthys: dat is veranderlijk
[20:10:09] Kobe Matthys: dus moelijk in categorieen op te delen
[20:10:42] marthe van dessel: maar dan wordt de core uitgebreider en dat is veel emailverkeer.. okay we zoeken het verder uit
[20:10:59] Kobe Matthys: mensen die akkoord zijn om op de core list te zijn ingeschreven zullen inderdaad moeten filteren waar zij aan willen bijdgragen en wat niet
[20:11:17] Kobe Matthys: daarom dat wij een apparte lijst hebben gemaakt
[20:11:27] marthe van dessel: maar wij willen nog meer aparte lijsten
[20:11:36] marthe van dessel: wara je je je natuurlijk allemaal op kan inschrijven
[20:11:37] Kobe Matthys: ik kan begrijpen dat niet iedereen wil filteren daarom de optie tussen de twee
[20:12:06] Kobe Matthys: ik denks dat nog meer lists te bureaucratisch wordt
[20:12:15] marthe van dessel: maar kje kan ook gewoon 'interne communicatie' volgen of 'educatie' ..
[20:12:36] Kobe Matthys: indien een groepje zich samenstelt kunnen zij ook gewoon 5 email adressen gebruiken tot het evenement zo ver is
[20:13:17] Kobe Matthys: vaak is er een email conversatie die op core start maar die ik dan individueel met een paar mensen verder zet via emails
[20:13:30] Kobe Matthys: om de details te regelen
[20:13:51] Kobe Matthys: ik denk dat iedereen zoveel mogelijk moet proberen van iedereen te ontlasten
[20:14:17] marthe van dessel: okay we denken verder
[20:14:22] marthe van dessel: en het eten is klar.
[20:14:29] Kobe Matthys: genre begin met een vraag op de grote lijst, ga verder via core lijst, maar hou de individuele discussies ook buiten de core
[20:14:47] Kobe Matthys: dat zijn mijn suggesties
[20:15:01] Kobe Matthys: just my 10 cents